Строительство, ремонт и реконструкция объектов недвижимости предусматривает составление многочисленных документов: проектов, актов, схем, журналов, чертежей, договоров и т.д. Для их сохранения и упорядочивания составляется реестр исполнительной документации. Он позволяет получить доступ к бумагам как во время строительных работ, так и после их окончания. Реестр используется в течение всего срока исполнительной документации и регулярно обновляется (по мере внутренних изменений).
Что такое реестр исполнительной документации
Исполнительная документация – это комплекс материалов, используемых во время проведения строительно-ремонтных работ и после их завершения. Эти бумаги описывают объект и содержат важную информацию об его особенностях. Если сдать такие документы в архив или убрать на хранение на склад в коробках, при возникновении экстренной чрезвычайной ситуации, будет крайне сложно найти нужный чертеж, план или схему.
Для исключения любых проблем, связанных с поиском требуемых бумаг, составляется реестр сдачи исполнительной документации. Он содержит весь список материалов, составляемых по конкретному объекту и участку работ. При этом отдельный реестр ИД может создать любой подрядчик, описывая мероприятия, которые были им сделаны.
По закону вся исполнительная документация до окончания стройки и проведения официальной приемки органом госнадзора находится на хранении у подрядчика или любой другой компании, задействованной в проекте. После прохождения государственной экспертизы она передается заказчику, собственнику или лицу, отвечающему за эксплуатацию объекта.
Основные исполнительные документы (планы, схемы, акты, договора) разрабатываются по специально утвержденным формам. Их содержание согласовывается индивидуально с учетом особенностей конкретной компании и требований государственных стандартов. Т.е. форма реестра исполнительной документации в строительстве фактически не закреплена на законодательном уровне, что позволяет каждой компании устанавливать для него свои внутренние стандарты.
При этом с 01.09.23 вступает в силу Приказ Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства РФ № 344/пр от 16.05.2023. Он утверждает «Порядок ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства». В п. 2 и 7 этого порядка упоминается перечень исполнительной документации по объекту строительства и указывается, что его может утвердить застройщик, технический заказчик, региональный оператор или лицо, отвечающее в дальнейшем за эксплуатацию объекта (в т.ч. ответственный арендатор).
Кто и зачем составляет реестр
Процесс строительства предусматривает создание большого количества документов различных видов, поэтому составить для них только один перечень технически невозможно. На каждом этапе требуется индивидуальный список исполнительной документации. Так как за отдельные участки на проекте часто отвечают разные исполнители, то они и курируют разработку ИД по этим работам. То есть у каждого комплекта исполнительных документов есть свой автор. Их можно классифицировать в зависимости от конкретного этапа выполнения строительных работ:
- на этапе подготовки проекта: подрядчик или проектный/архитектурный отдел;
- на основном этапе строительства, ремонта, реконструкции: застройщик, заказчик, генеральный подрядчик;
- на этапе сдачи объекта в эксплуатацию и госприемке: застройщик и собственник объекта;
- на этапе эксплуатации после проведения всех приемочных мероприятий: региональный оператор, собственник и лица, ответственные за эксплуатацию или проводящие работы в этом здании.
Перечень конструкторской документации имеет широкую область применения, то есть он нужен не только для хранения строительных/ремонтных бумаг. Для подрядчиков и субподрядчиков упорядоченные материалы помогают составлять отчеты обо всех выполненных работах для застройщика или заказчика. Реестр исполнительной документации является основой, на которую можно ссылаться при составлении любых договоров и актов приема-передачи на проекте.
Если в рамках отдельных строительных нормативов будет рекомендоваться конкретная форма реестра, то ее можно использовать, так как она упростит взаимодействие компании с контрагентами, субподрядчиками или представителями государственных структур. Если таких утвержденных перечней нет, исполнительную документацию разрабатывает и утверждает лицо, которое ее в дальнейшем будет составлять (подрядчик, застройщик, заказчик).
Реестр обычно составляется в 2 экземплярах, полностью дублирующих друг друга. Но когда объекты или отдельные работы принимаются не только заказчиком, но и контролирующими государственными органами, перечень исполнительной документации может иметь 3-4 копии – для предоставления каждому участнику процедуры.
Какие сведения содержатся в реестре
Реестр исполнительно-технической документации включает сведения, которые важно отразить с учетом целей составления этого перечня и иных существенных критериев. В большинстве случаев он состоит из 3 частей: шапки, основной описательной части и заключения.
Шапка содержит номер формы и реквизиты нормативно-правового документа, на основании которого была утверждена конкретная структура (актуально для использования рекомендованных форм). Дополнительно в ней указывается наименование заказчика/подрядчика/застройщика – составителя реестра, ответственного за его содержание. Также шапка включает описание объекта, по документам которого был оформлен перечень, с актуальным адресом и координатами.
Основная описательная часть разрабатывается в форме таблицы. Ее столбцы обычно имеют следующие названия:
- № по порядку (порядковый номер);
- наименование/описание документа;
- реквизиты документа: дату составления и номер (если он был присвоен);
- количество листов;
- номер листа (для списков, составленных в отношении определенных видов работ);
- примечание (для особых отметок).
Дополнительно в таблицу могут быть включены колонки, содержащие сведения о сроках хранения документов или отметки об их состоянии. Состав и характер используемой информации оговаривается в индивидуальном порядке в зависимости от особенностей объекта.
Заключительная часть реестра содержит наименование должности и Ф.И.О. лиц, которые составляют перечень исполнительной документации, передают по нему важные сведения или принимают все необходимые бумаги. Дополнительно в документе указывается дата формирования перечня и оставляется свободное место для размещения печати организации.
Как выглядит реестр исполнительной документации
Реестр исполнительной документации может иметь единую заранее утвержденную форму. Примеры шаблонов указаны ниже. Все документы составляются на русском языке и соответствуют официальным нормативным требованиям.
Если сложно разобраться с оформлением шаблонов, можно использовать образец заполнения реестра исполнительной документации. Этот пример перечня ИД позволяет оформить все необходимые бумаги в максимально короткий срок.
Перед заполнением шаблонов и образцов следует ознакомиться с тематическими законодательными актами. Это упростит процесс составления реестра исполнительной документации на всех этапах строительных работ.
